Tutti i tool più utili per il project management

Gestione, pianificazione, organizzazione e verifica. Sono questi i compiti di chi si occupa del project management. In un’agenzia di comunicazione, così come in altre tipologie di imprese, il “responsabile del progetto” deve saper portare avanti tutto il processo che ha come obiettivo la realizzazione di uno o più lavori che gli sono stati affidati. Proprio perché persona di riferimento di un preciso programma, deve saper coordinare le varie figure coinvolte rispettando tempi, costi e parametri qualitativi. Filtrando anche all’interno del team le indicazioni, i suggerimenti, le richieste che arrivano dall’esterno, per esempio dai clienti.
I tool più utili per il project management quindi consentono di gestire le attività, gli appuntamenti e i vari impegni di ogni membro della squadra, oltre che di fare brainstorming e di tenersi costantemente in contatto. Google Drive e Dropbox, per il file sharing, sono ormai diffusi e conosciuti. Ci sono però tanti altri strumenti, come software, app e cloud storage per il project manager. Il web offre moltissime opportunità, sia gratuite che a pagamento. Poi basta solo scegliere ciò che è più adatto alla propria concezione di “project management”.

Wrike: project management a tutto tondo

Un software per seguire ogni progetto sotto tutti i punti di vista. Wrike permette di inserire le varie attività, bilanciare le risorse e monitorarle, controllare budget e tempistiche, comunicare con tutti i membri del team, creare report e avere aggiornamenti in tempo reale. Uno strumento per il project manager completo, che può essere integrata anche con altri programmi (come Excel,Word, Google) e arricchita con diversi plug-in. Gratuita fino a 5 utenti, quindi per team di modeste dimensioni, ha delle tariffe a seconda proprio del numero di persone coinvolte.

Asana: tieni traccia dei tuoi progetti

Software, ma anche app per iOS e Android, strutturato in aree di lavoro (workspace) e gratuito fino a 15 utenti. Su Asana si possono gestire molti progetti, creando e assegnando  i vari task. Ha un calendario del team, la possibilità di chattare, la sincronizzazione delle attività e può essere integrato con altri programmi (gmail, google drive, dropbox, mailchimp, slack…) Una curiosità: il CEO di Asana è il co-founder di Facebook, Dustin Moscovitz.

Basecamp: tutto il team e tutto il progetto in un posto solo

Tutto su un’unica piattaforma: progetti, team, gruppi di lavoro, comunicazione interna ed esterna. Su Basecamp si organizzano le attività, si possono postare aggiornamenti e scadenze, i membri del team possono chattare e c’è anche l’opportunità di un controllo automatico per avere degli insights regolarmente. Oltre, ovviamente, alla possibilità di condividere file e documenti. Può essere utilizzato per un mese gratuitamente prima di decidere, eventualmente, per l’acquisto.

Trello: mattoncini per il project manager

Applicazione web multipiattaforma, ma anche app mobile per iOs e Android. Trello consente di creare delle bacheche, che possono essere in modalità pubblica (ossia accessibile a chiunque abbia il link) oppure privata (solo ai membri del gruppo) a cui è possibile aggiungere tutto ciò che riguarda il progetto tramite delle schede. Si possono inserire scadenze, cose da fare, file, commenti. Ci sono tre opzioni: una gratuita e due a pagamento.

Slack: la comunicazione per il team di progetto

L’obiettivo di Slack è rendere più semplice e veloce la comunicazione nelle agenzie e nelle imprese. Sia piattaforma web che app, permette la creazione di un numero indefinito di “channels”,  suddivisibili secondo diversi parametri, in cui poter comunicare, ma anche condividere file. Ogni utente può inoltre scambiare dei “messaggi diretti”. Slack può essere integrato con diversi servizi di file sharing (come Dropbox), comunicazione (Skype), social (Twitter), design , produttività, marketing. Gratuito per piccoli team, ha poi due opzioni  a pagamento.

Il project management è un equilibrio continuo tra informazioni, compiti, scadenze, contatti, obiettivi. Un lavoro che richiede precisione e ordine e per cui strumenti di questo tipo diventano indispensabili.

Foto YStudium

Mariangela Celiberti

Giornalista

Abruzzese d’origine ma romana d’adozione, scrivo e coltivo il sogno di viaggiare in tutto il mondo